Wymagania dotyczące wniosku o rejestrację
Przygotowywana specyfikacja wyrobu powinna zawierać przynajmniej: skład grupy składającej wniosek, metodę produkcji, opis produktu, opis obszaru geograficznego z którego pochodzi produkt i określenie związku produktu z tym regionem, (w przypadku produktów ubiegających się o rejestrację gwarantowanej tradycyjnej specjalności zgodnie z rozporządzeniem Rady 509/2006 zamiast „opis obszaru geograficznego, z którego pochodzi produkt i związek produktu z tym regionem”, należy podać dokładne informacje dotyczące tradycji wytwarzania danego produktu) rys historyczny i informacje dotyczące kontroli.

Grupa
Przygotowania do złożenia wniosku należy rozpocząć od zidentyfikowania producentów wyrobu, którego nazwa ma zostać zarejestrowana. Identyfikacja ta powinna ułatwić zorganizowanie grupy składającej wniosek - tylko grupa może się bowiem starać o rejestrację nazwy produktu. Grupa, w myśl przepisów unijnych, oznacza jakiekolwiek stowarzyszenie rolników, producentów lub przetwórców zajmujących się wytwarzaniem tego samego produktu rolnego lub spożywczego. Inne zainteresowane podmioty, na przykład sprzedawcy, konsumenci, czy smakosze i entuzjaści danego produktu, także mogą należeć do grupy i brać udział w jej pracach.

Metoda produkcji
Po ustaleniu grupy podmiotów zajmujących się wytwarzaniem danego produktu należy przystąpić do szczegółowego opisania metody produkcji. Metoda powinna zostać opisana w taki sposób, aby każdy z producentów wiedział, jak wyrabiać dany produkt wyłącznie na podstawie informacji zawartych w przygotowanej specyfikacji. Opis powinien być zatem bardzo szczegółowy. Przy określaniu metody produkcji należy także dokładnie przemyśleć kategorię ochrony, o którą będzie się ubiegać nazwa produktu regionalnego. Może ona bowiem wpływać na opis metody produkcji i wymagania stawiane producentom.

Opis produktu
Jednym z elementów specyfikacji jest opis produktu, w którym należy zawrzeć informacje dotyczące właściwości produktu końcowego, począwszy od składu mikrobiologicznego, chemicznego, jego zapachu i kształtu, a skończywszy na jego cechach organoleptycznych. Przedstawienie tych informacji ma ułatwić przeprowadzanie kontroli wytwarzanych produktów oraz usprawnić wyłapywanie podróbek produktu znajdujących się na rynku. Sporządzenie opisu produktu ma również na celu przedstawienie oryginalności, niepowtarzalności i jego wyjątkowych cech. Punkt ten jest szczególnie ważny w przypadku produktów, których nazwa ma zostać zarejestrowana jako nazwa gwarantowana, tradycyjna specjalność. Należy wtedy pokazać, że produkt posiada specyficzny charakter, a więc wyjątkowe cechy i właściwości, które odróżniają go od produktów do niego podobnych.

Obszar geograficzny i związek produktu z regionem (dotyczy nazw pochodzenia i oznaczeń geograficznych)
Właściwe określenie obszaru geograficznego jest kluczowym elementem specyfikacji produktu. Tylko na zdefiniowanym we wniosku obszarze będzie się mogła odbywać produkcja danego wyrobu. Producenci, przygotowując wniosek, muszą pokazać, w jaki sposób ich produkt związany jest z danym obszarem geograficznym i które z jego wyjątkowych cech są wynikiem produkcji na tym właśnie obszarze. Podstawą wytyczenia obszaru geograficznego mogą być np. granice występowania specyficznych gatunków roślin używanych przy produkcji, mikroklimat czy duża zmienność temperatur lub opadów w danym regionie, występowanie pewnych gatunków zwierząt czy też lokalne nabyte umiejętności producentów.

Rys historyczny
We wniosku o rejestrację należy zawrzeć dokładne informacje dotyczące pochodzenia produktu, tradycji oraz historii jego wytwarzania. Informacje te mogą pochodzić z różnego typu materiałów źródłowych, w tym literatury, periodyków czy nawet prasy. Celem jest zaprezentowanie wszelkich możliwych dowodów potwierdzających, że dany produkt był wytwarzany na tym obszarze lub charakteryzował się wysoką jakością związaną z pochodzeniem z tego obszaru. Stare dokumenty, fotografie, publikacje czy receptury i przepisy, o ile uda się je tylko odszukać, należy dołączyć do wniosku. W przypadku produktów tradycyjnych szczególny nacisk należy położyć na udowodnienie, że zachowana została ugruntowana historycznie metoda produkcji.

Kontrola
W przypadku każdego produktu, którego nazwę producenci chcą zarejestrować jako oznaczenie geograficzne, nazwę pochodzenia lub gwarantowaną tradycyjną specjalność, muszą wyznaczyć organ (jednostkę), który będzie kontrolował proces produkcji. Kontrola ta ma zagwarantować, że metoda wytwarzania stosowana przez producentów jest zgodna z metodą zadeklarowaną we wniosku o rejestrację.

W Polsce instytucjami wyznaczonymi do przeprowadzania takiej kontroli są: Inspekcja Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych oraz prywatne jednostki certyfikujące. Te ostatnie muszą być jednak akredytowane oraz zostać upoważnione przez Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi do przeprowadzania kontroli, wydawania i cofania certyfikatów potwierdzających zgodność procesu produkcji produktów rolnych i środków spożywczych posiadających chronioną nazwę pochodzenia, chronione oznaczenie geograficzne lub świadectwo specyficznego charakteru ze specyfikacją. Koszty przeprowadzonych kontroli ponoszą sami producenci. Opisywanej kontroli nie należy mylić z urzędową kontrolą jakości żywności, dokonywaną m.in. przez inspekcje weterynaryjną lub sanitarną.