Kolejność dalszych formalności związanych z rozpoczęciem działalności gospodarczej zależy od tego, czy przyszły przedsiębiorca posiada już NIP (numer identyfikacji podatkowej), czy też będzie dopiero o niego występował. W przypadku gdy działalność gospodarcza będzie prowadzona w formie indywidualnej, posiadany już przez podatnika NIP nie zmieni się i stanie się również NIP-em właściwym dla działalności. Jeżeli jednak działalność ma być prowadzona w formie spółki, spółka ta musi uzyskać odrębny NIP — nie ma możliwości, aby posługiwała się numerem jednego ze wspólników.
Formalności związane z NIP-em trzeba jednak będzie przeprowadzić zawsze. Osoby, które numer identyfikacji podatkowej już mają w związku z rozpoczęciem działalności gospodarczej muszą złożyć zgłoszenie aktualizacyjne. Jeżeli NIP-u nie ma, konieczne będzie złożenie zgłoszenia rejestracyjnego.
Zgłoszenie identyfikacyjne
NIP zostaje nadany w drodze decyzji wydawanej przez naczelnika właściwego urzędu skarbowego. Każda osoba fizyczna zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje tylko raz. Nadany NIP będzie przez nią używany przez cały okres aktywności podatkowej. Może się zdarzyć, że podatnik posiadający już NIP staje się wspólnikiem w spółce i z tego powodu będzie składał zgłoszenie identyfikacyjne po raz kolejny. Będzie to jednak zgłoszenie identyfikacyjne spółki.
W zgłoszeniu identyfikacyjnym podaje się informacje, które umożliwiają jednoznaczne odróżnienie jednego podatnika od innego. Zgłoszenie dla osób fizycznych zawiera między innymi nazwisko, imiona, imiona rodziców, datę i miejsce urodzenia, płeć, nazwisko rodowe, obywatelstwo lub obywatelstwa, adres miejsca zamieszkania, adres miejsca zameldowania na pobyt stały lub czasowy, rodzaj i numer dowodu tożsamości czy numer ewidencyjny PESEL. Zgłoszenie identyfikacyjne podatników wykonujących działalność gospodarczą zawiera również informacje dotyczące tej działalności.
Osoby prowadzące działalność gospodarczą muszą być przygotowane na konieczność udokumentowania niektórych informacji, które podaje się w zgłoszeniu identyfikacyjnym. Do zgłoszenia identyfikacyjnego należy dołączyć uwierzytelnione lub urzędowo poświadczone kopie dokumentów potwierdzających informacje objęte zgłoszeniem. Obowiązek ten dotyczy w szczególności dokumentu potwierdzającego uprawnienie do korzystania z lokalu lub nieruchomości, w których znajduje się siedziba, zaświadczenia o numerze identyfikacyjnym REGON, a w przypadku spółek również odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego. Obowiązek przedstawienia umowy spółki dotyczy wszystkich spółek bez wyjątku.
W praktyce wystarczy zgłosić się w urzędzie skarbowym z oryginałami dokumentów i ich kserokopiami. Po porównaniu kopii z oryginałem urzędnik potwierdzi prawdziwość danych na kopii.